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大型办公室搬迁前注意事项

文章来源:未知    发布时间:2014-10-03 浏览次数:

五日前与大楼管理单位作沟通,确定可使用之电梯数量及备用电梯使用之申请,以防电梯故障时造成作业延误。

一般办公室的文件是非常多的,所以务必于搬迁前二至五日做减量之工作。超过保存期限或是不具保存价值的资料,可趁搬迁时尽可能处理掉。如此不仅可减少纸箱用量,亦可做好文件之管理工作。(可强制规定物品装箱数量,减低纸箱用量,提高效率化。)办公室的东西比家中物品多很多,尤其是报表、文件等资料,为避免搬迁时有所遗漏,应于事前作好完整规划

公司与住家迁移是不同的,不论在规划作业、整理装箱、定位或是搬迁动线,都是有相当大差异性。如果公司规模较大,整个搬运过程可能需数百车,而规模较小者则也要几十车,所以事前规划的完整性,实在是不容忽视。

许多大型办公室大多着重在装潢,故装潢之进度能否适时完成,对搬迁有着重大的影响,过去常有碰到装潢作业无法按进度完成,以致延误搬迁日期,甚至在搬迁当日还在赶工装潢的情况,也时有所闻;如此不仅造成搬迁作业效率差,进而增加搬迁费用或引起双方之不快,所以监督装潢工程能在搬迁前完成,乃办公室搬迁之第一要务!至于其他应注意事项,以下为您做了小小的整理,供您参考:

企业应于搬迁二星期前,及早拟定搬迁作业之任务编组,并作事前的讨论。

负责搬迁之规划人员应于十日前,将办公室之配置图预先做好定位区之规划工作,每个单位之资料柜、办公桌椅、纸箱等物品,必须贴上色卡,并于色卡上注明定位区域、姓名及编号,以便能适时、完整无误地做好定位作业及清点工作。

包装材料应及早询价、採购,以备不足时能有所因应。

最好于前十日主动联络电信单位,确定话机通话日期,以免迁入后发生无法使用之情形,而影响公司正常运作。

确定水电是否均已通水、通电。

于一星期前,安排好搬迁单位物品之搬迁次序及搬运动线。

于前一日,务必将办公桌、资料柜之抽屉上锁。若无法上锁则必须用胶带固定,使之不会滑动,以保运送途中之安全。另外,办公桌玻璃下的私人相片及资料应事前取出装箱,以免遗失。

个人电脑于搬迁前一日,需将线路先行拆除且捆绑,然后用搬家公司

提供的大气泡膜将主机及屏幕包装。之后再与事前捆绑好的线路及键盘,按纸箱之类别装箱,可保运送之安全。

OA隔板需于搬迁作业前一日拆装完成,以免影响作业当天物品定位之作业。

最后再就所有搬迁作业之相关细节,重新再检视一遍,以免有所疏漏。

大型办公室搬迁,所牵涉到的人、事、物相当广泛,绝非一人所能完成,尤其是公司长途搬家,必须及早做详尽的规划,否则往往会因为了一件芝麻小事而延误了整个工事的进行,且从这整个搬运过程中,亦可观察整个公司之团队运作是否能融入一体,如此就能看出该公司之文化,这将不失为检讨该公司的一个好时机。

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